راهنمای کاربردی نویرا
برنامهٔ متخصص‌ها و اتاق انتظارِ کلینیک زیبایی را چطور نظم بدهیم؟
ساعتِ کاریِ کلینیک، شیفتِ هفتگیِ هر متخصص و مرخصی‌ها را جدا ثبت کنید تا نوبت فقط در ساعتی داده شود که متخصص واقعاً هست؛ روزِ کار هم رسیدنِ هر مراجع را همان لحظه ثبت کنید تا پذیرش ببیند چه کسی منتظر است، چه کسی پیشِ متخصص است و کارِ چه کسی تمام شده.
آخرین به‌روزرسانی: · زمان مطالعه: حدود ۶ دقیقه · نویرا برای کلینیک زیبایی
چرا برنامهٔ متخصص‌ها با ساعتِ کاریِ کلینیک یکی نیست؟
چون کلینیک ممکن است هر روز باز باشد، ولی هر متخصص فقط چند روز و چند ساعت میآید. مثلاً کلینیک از ۱۰ تا ۲۰ باز است، متخصصِ لیزر شنبه و دوشنبه و چهارشنبه از ۱۰ تا ۱۶ میآید و متخصصِ تزریق فقط یکشنبه و سه‌شنبه از ۱۶ تا ۲۰. در همین مثال اگر نوبت‌دهی فقط ساعتِ کاریِ کلینیک را بشناسد، پذیرش ممکن است برای پنجشنبه ساعتِ ۱۱ نوبتِ تزریق بدهد، در حالی که آن روز هیچ متخصصِ تزریقی نیست.
پس سه لایه لازم است: ساعتِ کاریِ خودِ کلینیک، الگوی هفتگیِ هر متخصص، و استثناها، یعنی مرخصی، روزِ اضافه یا ساعتِ متفاوت در یک تاریخِ مشخص. نوبتِ درست فقط جایی است که هر سه لایه با هم «باز» باشند.
یک برنامهٔ هفتگیِ قابلِ اعتماد چه دارد؟
چهار چیز، که هر کدام جلوی یک نوع جابهجاییِ تلفنی را می‌گیرد:
الگوی ثابتِ هفتگی
روزها و ساعتهایی که متخصص معمولاً هست، یک بار ثبت شود و هر هفته تکرار شود؛ نه اینکه هر هفته از نو نوشته شود.
استثنای تاریخ‌دار
مرخصیِ یک‌روزه، آمدنِ دیرتر یا روزِ اضافه فقط برای همان تاریخ ثبت شود تا الگوی اصلی دست نخورد.
مرخصیِ از پیش ثبت‌شده
مرخصی همان روزی ثبت شود که خبرش می‌رسد، نه صبحِ همان روز؛ وگرنه نوبتهای آن روز باید با تماس جابه‌جا شوند.
یک مرجعِ واحد
برنامه یک جا داشته باشد که پذیرش، متخصص و مدیر همه همان را ببینند؛ برنامه‌ای که در گروهِ پیام‌رسان است، با اولین تغییر کهنه می‌شود.
اتاق انتظار را چطور اداره کنیم که شلوغ به نظر نرسد؟
با سه وضعیتِ روشن، یعنی منتظر، پیشِ متخصص و تمام‌شده، و ثبتِ هر تغییر در همان لحظه. وقتی پذیرش در هر لحظه بداند چند نفر منتظرند و هر کدام منتظرِ کدام متخصص‌اند، می‌تواند به مراجعِ تازه زمانِ انتظارِ واقعی بگوید و نوبت‌ها را با هم قاطی نکند.
رسیدن را لحظهٔ ورود ثبت کنید، نه لحظهٔ رفتن به اتاق؛ وگرنه زمانِ انتظار هیچ‌جا دیده نمی‌شود. فراخوان را به ترتیبِ نوبت انجام بدهید، نه به ترتیبِ رسیدن، و اگر متخصصی عقب افتاده، به منتظرانِ خودش زودتر خبر بدهید. روی صفحه‌ای که در سالنِ انتظار دیده می‌شود، فقط نام و ساعت بیاید، نه نوعِ درمان.
در نویرا: شیفت، برنامه و صفِ امروز
در نویرا شیفتِ هفتگیِ هر متخصص همان چیزی است که نوبت را محدود میکند؛ صفحهٔ «برنامهٔ پزشک» برای دیدنِ برنامه است و «اتاق انتظار» صفِ امروز را از روی نوبت‌ها می‌سازد.
- ساعتِ کاریِ کلینیک را در «شعبه‌ها» تنظیم کنید.
- در «کارکنان و پورسانت» روی هر متخصص «شیفت‌ها» را باز کنید و «شیفت هفتگی» را بگذارید؛ مرخصی را با «＋ روز مرخصی» و روزِ متفاوت را با «＋ شیفت استثنایی» اضافه کنید. نوبتِ بیرون از این شیفت نه در تقویم پذیرفته می‌شود و نه در لینکِ رزروِ آنلاین پیشنهاد می‌شود.
- در «برنامهٔ پزشک» با «＋ افزودن ردیف» برای هر متخصص ردیفِ «هفتگی» یا «استثنای تاریخ‌دار» بسازید (با تیکِ «مرخصی» برای روزِ تعطیل) تا پذیرش برنامه را یک‌جا ببیند. این صفحه نوبت‌دهی را محدود نمی‌کند؛ هر تغییری را در «شیفت‌ها» هم بدهید.
- روزِ مراجعه، در «تقویم» روی نوبت «ثبت مراجعه» را بزنید؛ مراجع در ستونِ «در انتظار» ِ صفحهٔ «اتاق انتظار» میآید.
- در «اتاق انتظار» با «فراخوان به اتاق» مراجع را به ستونِ «نزد پزشک» ببرید و بعد از کار «پایان ویزیت» را بزنید تا به «تمام‌شده» برود؛ اگر زود فراخواندید، «بازگشت به انتظار» را بزنید.
- اگر کار را در «اتاق انتظار» بستید، پول را با «دریافت وجه» روی همان نوبت در «تقویم» بگیرید؛ وگرنه دکمهٔ اصلیِ نوبت بعد از «ثبت مراجعه» به‌ترتیب «شروع خدمت» و «اتمام و دریافت وجه» است.
خطاهای رایج در برنامه و صف
برنامه در یک جا، شیفت در جای دیگر
اگر روزِ کاریِ متخصص فقط در جدولِ دیواری یا برنامهٔ نمایشی عوض شود و شیفتش نه، نوبت‌دهی هنوز همان روزِ قبلی را باز می‌بیند.
متخصصِ بی‌شیفت
متخصصی که برایش شیفتی ثبت نشده، در عمل همیشه در دسترس دیده می‌شود؛ نوبتِ اولِ صبحی که او هیچ‌وقت نمی‌آید، همین‌جا ساخته می‌شود.
ثبت‌نکردنِ رسیدن
اگر رسیدنِ مراجع ثبت نشود، صف خالی به نظر می‌رسد و پذیرش نمی‌داند چه کسی بیست دقیقه است منتظر نشسته.
پایانِ کار بدونِ حساب
مراجعی که کارش تمام شده ولی حسابش بسته نشده، در جمع‌بندیِ روز گم می‌شود؛ پایانِ کار و دریافتِ وجه را یک قدم بدانید.
نوعِ درمان روی صفحهٔ عمومی
صفحه‌ای که مراجعانِ دیگر می‌بینند، نباید بگوید چه کسی برای چه درمانی آمده است.
روزِ کاری را چطور با برنامه شروع کنیم؟
پیش از باز شدنِ کلینیک، برنامهٔ امروزِ هر متخصص را با نوبت‌هایش مقایسه کنید: آیا کسی مرخصی است که نوبت دارد؟ آیا بینِ دو نوبتِ پشتِ‌سرِهم فرصتِ آماده‌کردنِ اتاق و دستگاه هست؟ این مرور پیش از رسیدنِ اولین مراجع انجام شود، نه وقتی او در سالنِ انتظار نشسته است.
در نویرا صفحهٔ «اتاق انتظار» هر نیم دقیقه خودش تازه می‌شود و فقط نام، ساعت و متخصصِ هر مراجع را نشان میدهد، پس پذیرش می‌تواند آن را تمامِ روز روی صفحهٔ پیشخوان باز نگه دارد.
سؤال‌های رایج
اگر متخصص وسطِ هفته مرخصی بگیرد، با نوبتهای گرفتهشده چه کنیم؟
اول مرخصی را ثبت کنید تا نوبتِ تازهای در آن روز گرفته نشود، بعد با تکتکِ مراجعانِ آن روز تماس بگیرید و زمانِ تازه بدهید. اگر متخصصِ دیگری همان درمان را انجام میدهد، جابهجایی به او را هم پیشنهاد بدهید.
زمانِ انتظارِ قابلِ قبول در کلینیک زیبایی چقدر است؟
هرچه کمتر، ولی مهمتر از عدد این است که مراجع بداند چقدر منتظر میماند. مثلاً اگر انتظار از ۱۵ دقیقه گذشت، خودتان خبر بدهید و دلیل را بگویید؛ انتظارِ اعلامشده خیلی کمتر از انتظارِ بیخبر آزار میدهد.
برای متخصصی که فقط چند روز در هفته میآید، نوبتِ آنلاین بدهیم؟
بله، به شرطِ اینکه نوبتدهیِ آنلاین از همان شیفتِ هفتگیِ متخصص بخواند و فقط ساعتهایی را نشان بدهد که او هست. نوبتِ آنلاینی که شیفت را نشناسد، کارِ جابهجاییِ تلفنی را بیشتر میکند، نه کمتر.