راهنمای کاربردی نویرا
برگهٔ پذیرش خودرو در تعمیرگاه چه چیزهایی باید داشته باشد؟
برگهٔ پذیرش باید خودرو را با پلاک و کارکرد همان روز، شکایت مشتری را با جمله‌های خودش، و مکانیک مسئول و موعد تحویل را ثبت کند؛ بعد برآورد قطعه و اجرت جدا، تأیید مشتری پیش از شروع کار، و رقم نهایی هر قلم کنار برآوردش بیاید و همه در سابقهٔ همان خودرو بماند.
آخرین به‌روزرسانی: · زمان مطالعه: حدود ۶ دقیقه · نویرا برای تعمیرگاه خودرو
برگهٔ پذیرش خودرو دقیقاً چه چیزهایی را باید ثبت کند؟
برگهٔ پذیرش باید این‌ها را ثبت کند: مشخصات خودرو (پلاک، برند، مدل) و کارکرد کیلومترشمار در روز پذیرش، شکایت مشتری با همان جمله‌هایی که خودش گفت، مکانیک مسئول، موعد تحویلی که قول داده‌اید، اقلام برآورد با قطعه و اجرت جدا، تأیید مشتری با تاریخ، و رقم نهایی هر قلم کنار برآوردش. هر کدام که جا بیفتد، روز تحویل همان‌جا اختلاف پیش می‌آید: سر مبلغ، سر زمان، یا سر جملهٔ آشنای «من این را نگفته بودم».
برگهٔ پذیرش یادداشت مکانیک نیست؛ قرارداد کوچک شما با مشتری است. هر چیزی که روی آن نیامده، روز تحویل فقط حرف شما در برابر حرف اوست.
لحظهٔ پذیرش: جایی که دعوای روز تحویل کاشته میشود
اختلاف‌های تعمیرگاه معمولاً در لحظهٔ تحویل شروع نمی‌شوند؛ در لحظهٔ پذیرش کاشته می‌شوند. وقتی خودرو وارد میشود، این چهار چیز را همان‌جا بنویسید:
خودرو و کارکرد
پلاک، برند و مدل را ثبت کنید و عدد کیلومترشمار را همان لحظه بخوانید. کارکرد هم برای فهمیدن موعد سرویس بعدی لازم است، هم برای وقتی که مشتری می‌گوید «ماشین را که آوردم این‌طور نبود».
شکایت به زبان مشتری
«از جلو صدا می‌دهد، بیشتر موقع ترمز» با «بررسی ترمز» فرق دارد. جملهٔ خود مشتری را بنویسید؛ تشخیص مکانیک بعداً جدا اضافه میشود.
یک مسئول
هر خودرو یک مکانیک مسئول داشته باشد، حتی اگر چند نفر رویش کار کنند. وقتی «همه دیدند»، هیچ‌کس جواب‌گو نیست.
موعد تحویل
موعدی که قول داده‌اید ثبت شود، نه فقط گفته شود. بدون موعد ثبت‌شده، دیرکرد را اول مشتری می‌بیند، نه شما.
چرا قطعه و اجرت باید در برآورد جدا نوشته شوند؟
چون مشتری و شما دربارهٔ این دو جداگانه تصمیم میگیرید: قطعه را میشود ارزان‌تر یا اصلی‌تر انتخاب کرد، ولی ساعت کار با عوض‌شدن قطعه کم نمی‌شود. وقتی برآورد یک عدد کلی است، هر تخفیفی که می‌دهید معلوم نیست از جیب قطعه رفته یا از مزد مکانیک.
برای هر قلم سه چیز بنویسید: شرح، تعداد و قیمت واحد. مثلاً «لنت جلو، یک دست» یک قلم قطعه است و «تعویض لنت، ۱٫۵ ساعت» یک قلم اجرت؛ جمع همین قلم‌ها برآوردی است که مشتری تأیید می‌کند.
رقم نهایی را کجا بنویسیم که برآورد گم نشود؟
کنار برآورد، نه به جای آن. اگر وسط کار معلوم شد دیسک هم خراب است یا قطعه‌ای گران‌تر درآمد، رقم نهایی را کنار همان قلم بنویسید تا تفاوت جلوی چشم هر دو طرف باشد.
فرض کنید برآورد یک کار ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بوده و فاکتور نهایی ۲۶٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال شده است؛ اگر برآورد پاک شده باشد فقط یک عدد بزرگ‌تر دارید، و اگر کنارش مانده باشد می‌دانید کدام قلم این ۶٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال نمونه را اضافه کرده و آیا مشتری خبر داشته است.
قاعدهٔ ساده: هر قلم تازه یا گران‌تر، پیش از انجام دوباره تأیید مشتری را می‌خواهد. یک تماس کوتاه پیش از کار، ارزان‌تر از یک بحث طولانی بعد از کار است.
کجای برگهٔ کار معمولاً خراب میشود؟
شروع کار پیش از تأیید
مکانیک خودرو را باز می‌کند و بعد قیمت می‌دهد. مشتری‌ای که قیمت را نپذیرد، یا با اکراه پرداخت می‌کند یا خودروی نیمه‌باز را پس می‌خواهد.
قطعه‌ای که به انبار وصل نیست
قطعه‌ای که فقط با «یک عدد واشر» در برگه آمده، از موجودی کم نمی‌شود و آخر ماه شمارش انبار با فروش نمی‌خواند.
اقلام ریز فراموش‌شده
روغن اضافه، بست، اسپری و واشر در هر کار کم‌اند ولی در یک ماه زیاد می‌شوند؛ اگر در برگه نیایند، از مشتری هم گرفته نمی‌شوند.
سابقه در کلاسور
وقتی برگه‌ها روی کاغذ می‌مانند، مراجعهٔ بعدی از صفر شروع میشود و کسی یادش نیست دفعهٔ قبل چه قطعه‌ای عوض شد.
در نویرا برگهٔ پذیرش چطور ثبت میشود؟
صنف «تعمیرگاه خودرو» در نویرا برای همین مسیر صفحهٔ «پذیرش تعمیر» دارد. قدم‌ها:
- در «پذیرش تعمیر» دکمهٔ «＋ پذیرش جدید» را بزنید و مشتری را جستوجو کنید. مشتری تازه را اول از دکمهٔ «مشتری‌ها» بسازید.
- خودرو را از خودروهای ثبت‌شدهٔ همان مشتری انتخاب کنید، یا با «پلاک» و «برند» همان‌جا اضافه کنید.
- «مکانیک»، «موعد تحویل» و «مشکل اعلامی» را بنویسید و «ذخیره» را بزنید تا صفحهٔ همان پذیرش باز شود.
- در کارت «اقلام برآورد و تعمیر» نوع قلم («کار» یا «قطعه») را انتخاب کنید، آن را از فهرست برگزینید، «تعداد» و «قیمت واحد» را بنویسید و «＋ افزودن قلم» را بزنید. هر قلم را حتماً از فهرست انتخاب کنید؛ فاکتور فقط از قلم‌هایی ساخته میشود که به یک کار یا قطعهٔ تعریف‌شده وصل‌اند.
- وقتی مشتری برآورد را پذیرفت، «ثبت تأیید مشتری» را بزنید؛ تاریخ تأیید روی پذیرش می‌ماند.
- وضعیت را از کارت «وضعیت سفارش» جلو ببرید، از «در حال عیب‌یابی» تا «منتظر تأیید مشتری»، «در حال تعمیر» و «آماده تحویل». پذیرشی که از موعدش گذشته باشد، در فهرست برچسب «دیرکرد» می‌گیرد.
- اگر رقمی عوض شد، روی همان قلم «＋ نهایی» را بزنید و تعداد و قیمت واقعی را بنویسید؛ برآورد سر جایش می‌ماند.
- در پایان «نقد» یا «کارت» را انتخاب و «ساخت فروش» را بزنید؛ فاکتور با رقم‌های نهایی ساخته میشود و پذیرش «تحویل شد» می‌خورد.
سابقهٔ هر خودرو را چطور نگه داریم؟
سابقه را به خودرو بچسبانید، نه به تاریخ. وقتی همان پلاک دوباره می‌آید، باید پیش از باز شدن کاپوت معلوم باشد دفعهٔ قبل چه شکایتی داشت، چه کاری رویش انجام شد و چه کسی انجامش داد؛ همین تشخیص را کوتاه می‌کند.
در نویرا هر پذیرش در پروندهٔ همان مشتری، زیر «سابقهٔ سرویس»، با خودرو، مکانیک، مشکل اعلامی، تاریخ، وضعیت و مبلغ می‌ماند و مشخصات کامل خودرو (مدل، سال، رنگ، کارکرد و شمارهٔ شاسی) در بخش «خودروها»ی همان پرونده نگه داشته میشود. قطعه‌ای هم که در فاکتور آمده، از موجودی «قطعات» کم میشود.
سؤال‌های رایج
کارکرد کیلومترشمار را در هر پذیرش بنویسیم یا فقط یکبار؟
در هر پذیرش، چون کارکرد هر بار عوض میشود و موعد سرویس بعدی از همین عدد درمیآید. عدد روز پذیرش را در شرح همان پذیرش هم بیاورید تا در سابقه بماند.
اگر مشتری فقط بخشی از برآورد را قبول کرد چه کنیم؟
فقط همان بخش را انجام دهید و بقیه را در برگه با «انجام نشد به خواست مشتری» علامت بزنید. اگر بعداً همان قطعه خراب شد، این یادداشت نشان می‌دهد پیشنهادش داده شده بود.
برگهٔ کاغذی را هم نگه داریم؟
اگر امضای مشتری را روی کاغذ میگیرید، نسخهٔ کاغذی را نگه دارید، ولی سابقه را جایی ثبت کنید که با پلاک پیدا شود. کاغذ برای امضا خوب است و برای جستوجو بد.