راهنمای کاربردی نویرا
نوبت‌دهی مطب و اتاق انتظار را چطور بچینیم که بیمار معطل نماند؟
برای هر نوع ویزیت مدت جدا بگذارید، رسیدن بیمار را همان لحظه ثبت کنید و صف را از روی همین ثبت جلو ببرید، نه از حافظهٔ منشی. برنامه و مرخصی پزشک هم باید در همان جایی باشد که نوبت از آن داده میشود، تا نوبتی بیرون از آن داده نشود.
آخرین به‌روزرسانی: · زمان مطالعه: حدود ۵ دقیقه · نویرا برای کلینیک
چرا بیمار در مطب معطل می‌ماند؟
بیشتر وقت‌ها نه به خاطر کمبود وقت، بلکه چون مدت نوبت‌ها با زمان واقعی ویزیت جور نیست و کسی دقیق نمی‌داند چه کسی رسیده و چه کسی هنوز نیامده. تأخیر جمع میشود: هر ویزیتی که چند دقیقه بیشتر طول بکشد، همهٔ نوبت‌های بعدی را عقب می‌برد.
یک نمونه: فرض کنید همهٔ نوبت‌ها ۱۵ دقیقه‌ای است، ولی ویزیت اول معمولاً ۲۵ دقیقه طول می‌کشد. با سه بیمار تازه پشت‌سرهم، نفر چهارم حدود نیم ساعت عقب است، بدون آنکه کسی دیر آمده باشد.
مدت هر نوبت را چطور تعیین کنیم؟
برای هر نوع مراجعه مدت جدا بگذارید و عدد را از زمان واقعی چند هفتهٔ اخیر دربیاورید، نه از عددی که «باید» باشد. چند نوع رایج:
ویزیت اول
شرح حال کامل می‌خواهد و معمولاً طولانی‌ترین نوبت روز است.
پیگیری
کوتاه‌تر است، ولی اگر جواب آزمایش هم باید بررسی شود، چند دقیقه بیشتر لازم دارد.
کار روی تخت یا با دستگاه
مدتش به آماده‌سازی و تمیزکاری بعد از کار هم بستگی دارد؛ آن را جزو مدت حساب کنید.
جای خالی ذخیره
یکی‌دو جای خالی کوتاه در طول روز، صف را از عقب‌افتادن پشت‌سرهم نجات می‌دهد.
صف روز مطب چند وضعیت لازم دارد؟
سه وضعیت کافی است: «در انتظار»، «نزد پزشک» و «تمام‌شده». بیمار وقتی رسید، همان لحظه به «در انتظار» می‌رود؛ نه وقتی منشی فرصت کرد. پزشک با یک نگاه می‌بیند نفر بعدی کیست و منشی می‌داند به بیمار منتظر چه بگوید.
ترتیب صدا زدن را هم از قبل روشن کنید: معمولاً ساعت نوبت ملاک است، ولی بیماری که دیر رسیده باید بداند بعد از چه کسی نوبتش میشود. اگر قاعده نوشته و برای همه یکسان باشد، بحث پشت میز پذیرش کم میشود.
برنامه و مرخصی پزشک را کجا نگه داریم؟
در همان جایی که نوبت از آن داده میشود، نه در دفتر جداگانه. الگوی هفتگی هر پزشک را یک‌بار بنویسید و استثناها (مرخصی، دیرتر آمدن، روز اضافه) را با تاریخ ثبت کنید.
مرخصی‌ای که فقط شفاهی گفته شود، یعنی بیمارانی که برای روز مرخصی نوبت گرفته‌اند و باید یکی‌یکی با آن‌ها تماس گرفت. هر چه برنامهٔ پزشک زودتر ثبت شود، این تماس‌ها کمتر میشود.
کجا وقت و پول از دست می‌رود؟
بیشتر در پنج جای تکراری که با کمی نظم بسته می‌شوند:
یک مدت برای همه
ویزیت اول و پیگیری یک اندازه نیستند؛ یکسان گرفتنشان یعنی عقب‌افتادن ثابت از ظهر به بعد.
نیامده‌های ثبت‌نشده
اگر غیبت ثبت نشود، معلوم نیست کدام ساعت‌ها و کدام بیماران مدام جای خالی می‌گذارند.
پیگیری روی کاغذ
تاریخ پیگیری در پرونده نوشته میشود ولی نوبتش گرفته نمی‌شود؛ بیمار برنمی‌گردد و کسی هم متوجه نمی‌شود.
پرداخت بعد از ویزیت
در شلوغی، بیماری که از اتاق بیرون آمده بدون پرداخت می‌رود یا بخشی از مبلغ بدون سند می‌ماند.
مرخصی شفاهی
نوبت برای روزی داده میشود که پزشک نیست و صبح همان روز منشی باید تماس بگیرد و عذرخواهی کند.
در نویرا، قدم‌به‌قدم
در نویرا نوبت از «تقویم» داده میشود و صف روز در «اتاق انتظار» دیده میشود؛ هر دو روی همان نوبت کار می‌کنند. جابه‌جاکردن صف کار پذیرش، مدیر و مالک است و پزشک صف را می‌بیند.
- ساعت کاری شعبه را در «شعبه‌ها» بگذارید و برای هر پزشک در «کارکنان و پورسانت» و بخش «شیفت‌ها»، «شیفت هفتگی» و «＋ روز مرخصی» را ثبت کنید. نوبت بیرون از شیفت ثبت نمی‌شود؛ تا شیفتی نگذارید، کل ساعت کاری شعبه برای آن پزشک باز است.
- صفحهٔ «برنامهٔ پزشک» برای دیدن پذیرش است: الگوی «هفتگی»، «استثنای تاریخ‌دار» و «مرخصی». این صفحه خودش نوبت‌دهی را محدود نمی‌کند؛ محدودیت از شیفت‌ها می‌آید.
- هر نوع ویزیت را در بخش خدمت‌های «تنظیمات» یک خدمت جدا با مدت و قیمت خودش بسازید.
- در «تقویم» با «نوبت جدید» بیمار، پزشک و خدمت را انتخاب کنید و «ثبت نوبت» را بزنید. نوبتی که بیمار از لینک رزرو آنلاین بگیرد به شکل «درخواست» ثبت میشود و باید روی آن «تأیید نوبت» را بزنید.
- روز مراجعه، وقتی بیمار رسید روی نوبتش «ثبت مراجعه» را بزنید؛ در «اتاق انتظار» به ستون «در انتظار» می‌آید.
- با «فراخوان به اتاق» بیمار به ستون «نزد پزشک» می‌رود؛ اگر زود صدا زدید «بازگشت به انتظار»، و در پایان «پایان ویزیت».
- پرداخت را روی همان نوبت با «دریافت وجه» بگیرید؛ با «پرداخت جزئی» مانده به «بدهکاران» می‌رود. بیماری که نیامد را «نیامد» بزنید.
- پیش از رفتن بیمار، نوبت پیگیری را با «رزرو مجدد» در تقویم ثبت کنید؛ «تاریخ پیگیری» که داخل پرونده نوشته میشود خودش نوبتی نمی‌سازد و پیامی نمی‌فرستد.
سؤال‌های رایج
چند دقیقه تأخیر بیمار را بپذیریم؟
یک عدد مشخص بگذارید، مثلاً ۱۰ دقیقه، و هنگام نوبتدادن به بیمار بگویید. بیماری که بعد از آن برسد، بعد از بیماران حاضر صدا زده میشود یا نوبت تازه میگیرد؛ مهم این است که قاعده برای همه یکی باشد.
بیمار بدون نوبت را کجای صف بگذاریم؟
در جای خالیای که از قبل برای همین کار گذاشتهاید، نه وسط نوبتهایی که ساعتشان قطعی است. اگر جای خالی نیست، زمان تقریبی انتظار را صادقانه به او بگویید.
وقتی پزشک دیر می‌رسد، با بیماران منتظر چه کنیم؟
همان اول به همه بگویید چقدر عقب هستید و به بیمارانی که هنوز راه نیفتاده‌اند خبر بدهید. سکوت پشت میز پذیرش، انتظار را طولانی‌تر از آنچه هست نشان می‌دهد.