راهنمای کاربردی نویرا
حضور و غیاب اعضای باشگاه را چطور ثبت کنیم؟
دو نوع حضور را جدا ثبت کنید: ورود عضو به باشگاه، همان لحظه که از در میآید، و حضور در هر جلسهٔ کلاس، در شروع همان جلسه. ثبت لحظه‌ای هم ورود بی‌اعتبار را جلوی چشم پذیرش می‌آورد و هم نشان می‌دهد کدام عضو کم‌کم دیگر نمی‌آید.
آخرین به‌روزرسانی: · زمان مطالعه: حدود ۵ دقیقه · نویرا برای باشگاه
حضور اعضا را کی و کجا ثبت کنیم؟
ورود را همان لحظه‌ای ثبت کنید که عضو از در میآید و حضور کلاس را در شروع همان جلسه؛ نه آخر روز و نه از روی حافظه. حضوری که بعداً نوشته شود معمولاً ناقص است، چون شلوغ‌ترین ساعت‌ها همان ساعت‌هایی است که کسی وقت نوشتن ندارد.
این دو را یکی نکنید. ورود به باشگاه یعنی عضو آمده است؛ حضور در کلاس یعنی جایی را که رزرو کرده بود پر کرده است. فرض کنید در یک روز ۴۰ نفر وارد شده‌اند و از ۱۲ نفری که کلاس عصر را رزرو کرده بودند ۹ نفر آمدهاند؛ عدد اول دربارهٔ شلوغی باشگاه است و عدد دوم دربارهٔ آن کلاس و مربی‌اش.
ثبت ورود دم در چه چیزهایی را باید نشان بدهد؟
سه چیز: اینکه عضویت فرد همین حالا فعال است یا نه، تا کی اعتبار دارد و آیا به پایانش نزدیک است. پذیرش با همین سه، در چند ثانیه تصمیم می‌گیرد: راه بدهد، یادآوری کند یا همان‌جا تمدید را پیشنهاد دهد.
جستوجوی سریع
نام یا شمارهٔ موبایل کافی است؛ برای شروع کارت عضویت جداگانه لازم نیست، به شرط اینکه ثبت همان لحظه انجام شود.
وضعیت لحظهٔ ورود
اگر عضویت بعداً تمدید شود، باید معلوم بماند که آن روز با اعتبار آمده بود یا بی‌اعتبار.
ورود بی‌اعتبار هم ثبت شود
اگر کسی را با عضویت تمام‌شده راه می‌دهید، ورودش را پنهان نکنید؛ همین فهرست بعداً به پیگیری تمدید کمک می‌کند.
ساعت ورود
از ساعت‌ها می‌فهمید پذیرش و سالن کی بیشترین فشار را دارند و مربی‌ها را کی بچینید.
حضور در کلاس را چطور ثبت کنیم؟
برای هر جلسهٔ کلاس سه وضعیت کافی است: «رزرو کرده»، «آمد» و «نیامد». پیش از جلسه رزروها را با ظرفیت کلاس بسنجید و در شروع جلسه، کنار هر اسم یکی از دو وضعیت آخر را بزنید.
غیبت را هم مثل حضور ثبت کنید. کلاسی که همیشه «پر» است ولی بخشی از رزروکننده‌هایش نمی‌آیند، در واقع جای خالی دارد؛ و عضوی که پشت‌سرهم رزرو می‌کند و نمی‌آید، جای کسی را گرفته که می‌آمد.
از عددهای حضور چه چیزی بفهمیم؟
مهم‌ترین نکته، عضوهایی است که کمتر از قبل می‌آیند. تعداد ورودهای چهار هفتهٔ اخیر هر عضو را با چهار هفتهٔ پیش از آن مقایسه کنید؛ افت محسوس، به‌خصوص نزدیک پایان دوره، یعنی وقت یک تماس است، پیش از آنکه بی‌صدا تمدید نکند.
دومی کلاس‌هاست: نسبت «آمد» به ظرفیت نشان می‌دهد کدام ساعت و کدام مربی جای بیشتری لازم دارد و کدام کلاس را باید جابه‌جا یا ادغام کرد. سومی ساعت‌های ورود است: اگر بیشتر ورودها در دو ساعت عصر است، نیروی پذیرش و مربی سالن را هم همان‌جا بگذارید.
کجا حضور و غیاب خراب می‌شود؟
بیشتر در پنج جا که ثبت به بعد موکول می‌شود یا فقط یک طرف ماجرا ثبت می‌شود:
دفتر امضای دم در
دست‌خط خوانا نیست، اسم‌ها تکراری‌اند و دفتر هیچ‌وقت به فهرست عضویت‌ها وصل نمی‌شود.
ثبت آخر روز
پذیرش از حافظه می‌نویسد و شلوغ‌ترین ساعت‌ها کمتر از واقع ثبت می‌شود.
فقط حضور، بدون غیبت
بدون «نیامد» نمی‌شود فهمید کلاس واقعاً پر است یا فقط رزرو شده.
ورودهای «دوستانه»
عضو منقضی که یکی‌دو بار بدون ثبت راه داده شود، از دید پیگیری تمدید ناپدید می‌شود.
یک نفر با دو پرونده
اگر عضو یکبار با شمارهٔ خودش و یکبار با شمارهٔ دیگری ثبت شده باشد، حضورش نصف دیده می‌شود.
در نویرا، قدم‌به‌قدم
در نویرا ورود از صفحهٔ «چک‌این» و حضور کلاس از صفحهٔ «کلاس‌ها» ثبت می‌شود. ثبت ورود و حضور کلاس کار نقش‌های پذیرش، مدیر و مالک است؛ مربی‌ها این فهرست‌ها را می‌بینند.
- در «چک‌این» نام یا شمارهٔ موبایل عضو را جست‌وجو کنید؛ وضعیت «فعال» یا «منقضی»، تاریخ «فعال تا» و روزهای مانده نشان داده می‌شود.
- دکمهٔ «ثبتِ ورود» را بزنید. اگر عضویت تمام شده، کنارش «تمدید عضویت» هست؛ ورود را سیستم نمی‌بندد و تصمیم با پذیرش است.
- پایین همان صفحه، «حاضرینِ امروز» نام، ساعت ورود و اینکه عضویت هر نفر در لحظهٔ ورود فعال بوده یا نه را نشان می‌دهد.
- در «کلاس‌ها» با «کلاس جدید» کلاس را بسازید: «نام کلاس»، مربی، «ظرفیت»، «ساعت شروع» و «روز هفته».
- روی کلاس بزنید، عضو و تاریخ جلسه را انتخاب کنید و «رزرو» را بزنید. پر بودن ظرفیت را خودتان پیش از رزرو نگاه کنید.
- در شروع جلسه، در بخش «حضور و غیاب» کنار هر نفر «حاضر شد» یا «غیبت» را بزنید؛ اگر همه آمدهاند، «همه حاضر».
- برای شمارش سریع از دستیار نویرا بپرسید «امروز چند نفر اومدن باشگاه؟»، یا وضعیت یک عضو را بخواهید تا آخرین ورود و تعداد ورودهای ۳۰ روز اخیرش را ببینید.
سؤال‌های رایج
برای ثبت ورود، کارت یا دستگاه اثر انگشت لازم است؟
برای شروع نه؛ جستوجوی نام یا شمارهٔ موبایل دم در کافی است، به شرط اینکه همان لحظه انجام شود. دستگاه فقط سرعت را بالا میبرد؛ نظم ثبت را خود پذیرش میسازد.
با عضوی که کلاس رزرو کرده ولی نیامده چه کنیم؟
غیبتش را ثبت کنید و اگر تکرار شد با او صحبت کنید. قاعدهٔ لغو را از قبل بگویید، مثلاً تا چند ساعت پیش از کلاس، تا جای خالی به عضو دیگری برسد.
هر چند وقت یکبار آمار حضور را نگاه کنیم؟
هفتهای یکبار کافی است: فهرست عضوهایی که کمتر آمدهاند و کلاسهایی که غیبتشان بالاست. نگاه روزانه برای شلوغی همان روز به کار میآید، نه برای تصمیم.