راهنمای کاربردی نویرا
شهریهٔ باشگاه را چطور ثبت کنیم که هیچ تمدیدی جا نماند؟
برای هر عضو یک تاریخ «اعتبار تا» نگه دارید و شهریه را با پلنی بفروشید که مدتش مشخص است. تمدید را از روز پایان دورهٔ قبل ادامه دهید، نه از روز پرداخت، و هر هفته فهرست کسانی را که تا ۳۰ روز آینده تمام می‌شوند پیگیری کنید.
آخرین به‌روزرسانی: · زمان مطالعه: حدود ۷ دقیقه · نویرا برای باشگاه
شهریه را چطور ثبت کنیم که تاریخش گم نشود؟
هر پرداخت شهریه را به یک دورهٔ مشخص وصل کنید: کدام پلن، از چه روزی، تا چه روزی و با چه مبلغی. دفتر کاغذی معمولاً فقط می‌گوید «فلانی پرداخت کرد»، اما سؤالی که هر روز دم در پرسیده می‌شود این است که «اعتبارش تا کی است؟» و جواب آن فقط از روز پایان درمی‌آید.
یک نمونه: فرض کنید عضوی پلن ۳۰ روزه دارد و ۵ روز مانده به پایان، تمدید می‌کند. اگر دورهٔ تازه از روز پرداخت حساب شود، آن ۵ روز می‌سوزد و عضوی که زودتر آمده عملاً جریمه شده است. درست این است که ۳۰ روز تازه از روز پایان دورهٔ قبل شروع شود؛ یعنی عضو بعد از تمدید ۳۵ روز اعتبار پیش رو دارد.
شهریهٔ زمانی و جلسه‌ای هر کدام چه چیزی لازم دارد؟
شهریهٔ زمانی فقط روز پایان لازم دارد؛ شهریهٔ جلسه‌ای هم تعداد جلسه‌های باقیمانده را می‌خواهد و هم مهلت. بیشتر باشگاه‌ها هر دو را می‌فروشند، پس بهتر است از روز اول جدا ثبت شوند.
شهریهٔ زمانی
ماهانه، سه‌ماهه یا سالانه. ملاک فقط روز پایان است؛ عضو هر چند بار که بیاید، اعتبارش همان روز تمام می‌شود.
شهریهٔ جلسه‌ای
مثلاً ۱۲ جلسه با مهلت ۴۵ روز. دو ملاک دارید: جلسه‌های باقیمانده و مهلت؛ هر کدام زودتر تمام شود، دوره تمام است.
جلسهٔ مربی خصوصی
جدا از شهریهٔ ورود ثبتش کنید تا سهم مربی و درآمد باشگاه در یک عدد قاطی نشود.
تخفیف عضوها
اگر عضو فعال روی خریدهای دیگرش تخفیف می‌گیرد، درصدش را یک‌بار روی خود پلن تعریف کنید، نه هر بار از حافظهٔ پذیرش.
تمدید دیرهنگام را از چه روزی حساب کنیم؟
اگر دوره تمام شده و عضو چند روز بعد برمی‌گردد، دورهٔ تازه را از روز پرداخت شروع کنید؛ روزهایی که نیامده و پولش را نداده، به حسابش نمی‌آید. این سادهترین قاعده‌ای است که هم عضو می‌فهمد و هم پذیرش بدون حساب‌وکتاب دستی اجرا می‌کند.
قاعده هر چه باشد، مهم این است که یک‌بار نوشته شود و برای همه یکسان اجرا شود. بیشتر دلخوری‌های دم در از استثناهای شفاهی می‌آید: «به ایشان گفتم این دفعه از اول ماه حساب کنیم». اگر استثنایی لازم شد، دلیلش را روی رسید بنویسید.
پیگیری تمدید را کی و چطور انجام دهیم؟
هفته‌ای یک‌بار فهرست عضوهایی را که تا ۳۰ روز آینده تمام می‌شوند ببینید و با آن‌هایی که کمتر از یک هفته مانده، خودتان تماس بگیرید یا دم در یادآوری کنید. یادآوری از روی فهرست، نه از حافظه، تنها راهی است که با زیاد شدن عضوها هم کار می‌کند.
بهترین لحظهٔ یادآوری همان لحظهٔ ورود است: وقتی پذیرش ورود عضو را ثبت می‌کند و می‌بیند فقط چند روز مانده، یک جمله کافی است. عضوی که این روزها کمتر از همیشه می‌آید هم ارزش یک تماس را دارد؛ چنین عضوی بیش از بقیه ممکن است بی‌صدا تمدید نکند.
کجا حساب شهریه اشتباه می‌شود؟
بیشتر اشتباه‌ها در پنج جا رخ می‌دهد و هیچ‌کدام به ابزار ربطی ندارد؛ به عادت ثبت ربط دارد.
شهریه مثل یک قلم معمولی
اگر شهریه فقط به شکل یک فروش ساده ثبت شود، پولش هست ولی روز پایانش نیست؛ دم در کسی نمی‌داند اعتبار عضو تا کی است.
تمدید از روز پرداخت
روزهای باقی‌ماندهٔ عضو می‌سوزد و کسی که زودتر تمدید کرده ضرر می‌کند؛ نتیجه این است که عضوها تمدید را تا روز آخر عقب می‌اندازند.
قیمت تازه روی دورهٔ قدیمی
وقتی قیمت پلن عوض می‌شود، دوره‌ای که قبلاً فروخته‌اید باید با همان مبلغی بماند که آن روز پرداخت شده؛ وگرنه درآمد ماه‌های قبل در گزارش عوض می‌شود.
ورود ثبت‌نشده
عضوی که «فقط امروز» بی‌اعتبار راه داده شد و ورودش ثبت نشد، نه در حضور دیده می‌شود و نه در پیگیری تمدید.
رسید نداده
شهریهٔ نقدی که رسید ندارد، آخر روز در صندوق کسری یا اضافه می‌سازد و بعداً هیچ‌کس نمی‌تواند نشان دهد چه کسی چقدر داده است.
در نویرا، قدم‌به‌قدم
در نویرا شهریهٔ زمانی از صفحهٔ «پلن‌های عضویت» فروخته و تمدید می‌شود و شهریهٔ جلسه‌ای از «پکیج و عضویت». شهریه را همیشه به شکل پلن عضویت بفروشید، نه به شکل یک خدمت معمولی؛ تاریخ «فعال تا» که در «چک‌این» دیده می‌شود از پلن عضویت ساخته می‌شود.
- از منو «پلن‌های عضویت» را باز کنید و «＋ پلن جدید» را بزنید: «نام پلن»، قیمت، «مدت (روز)» و اگر عضو فعال روی خریدهای دیگرش تخفیف می‌گیرد، «تخفیف ٪»؛ بعد ذخیره کنید.
- عضو تازه را یک‌بار در صفحهٔ «اعضا» با نام و شمارهٔ موبایل بسازید.
- در «پلن‌های عضویت» دکمهٔ «عضویت جدید / تمدید» را بزنید، عضو را جست‌وجو کنید، پلن را انتخاب کنید، نقدی یا کارت را بزنید و «ثبت عضویت». فروش همان لحظه ثبت می‌شود، تاریخ «فعال تا» نشان داده می‌شود و رسید عضویت را می‌شود چاپ کرد.
- برای تمدید همین مسیر را با همان عضو بروید. اگر دوره هنوز تمام نشده، روزهای پلن تازه به روز پایان قبلی اضافه می‌شود؛ اگر تمام شده، دوره از امروز شروع می‌شود.
- دم در، در «چک‌این» نام یا شمارهٔ موبایل عضو را جست‌وجو کنید: وضعیت «فعال» یا «منقضی»، تاریخ «فعال تا» و روزهای مانده دیده می‌شود و وقتی ۳۰ روز یا کمتر مانده، هشدار تعداد روزهای مانده کنارش می‌آید.
- فهرست هفتگی پیگیری: «پکیج و عضویت» و فیلتر «نزدیک انقضا»؛ عضویت‌ها و پکیج‌هایی که تا ۳۰ روز آینده تمام می‌شوند، با نام و تاریخ، و با دکمهٔ «خروجی».
- شهریهٔ جلسه‌ای: در «پکیج و عضویت» با «＋ پکیج جدید» یک پکیج با «خدمت»، «تعداد جلسات»، «قیمت» و «روزهای اعتبار» بسازید. هر جلسه را در «فروش» با «استفاده از جلسهٔ پکیج» ثبت کنید؛ مبلغ آن خط صفر می‌شود و یک جلسه کم می‌شود. پکیج‌های هر عضو در زبانهٔ «پکیج‌ها» در پرونده‌اش دیده می‌شود.
سؤال‌های رایج
شهریهٔ ماهانه را ۳۰ روز حساب کنیم یا یک ماه تقویمی؟
هر دو قابل دفاع است، به شرط اینکه برای همه یکسان باشد و روی رسید نوشته شود. ۳۰ روز ساده‌تر حساب و تمدید می‌شود؛ ماه تقویمی برای عضو آشناتر است، ولی طول ماه‌ها با هم فرق دارد.
اگر عضو وسط دوره پلنش را عوض کند، چه کنیم؟
سادهترین راه این است که پلن تازه از روز پایان دورهٔ فعلی شروع شود. اگر تغییر باید همان روز اعمال شود، مبلغ روزهای باقیمانده را از پلن تازه کم کنید و دلیلش را روی رسید بنویسید.
عضوی را که عضویتش تمام شده ولی آمده راه بدهیم؟
این تصمیم با باشگاه است، اما در هر حال ورودش را ثبت کنید و همان لحظه تمدید را پیشنهاد دهید. ورود ثبت‌نشده هم پول ازدست‌رفته است و هم آمار حضور را خراب می‌کند.