راهنمای کاربردی نویرا
سفارشهای کار را چطور با موعدِ تحویل پیگیری کنیم که دیر نشوند؟
برای هر سفارش از روزِ اول یک موعدِ تحویلِ واقع‌بینانه، یک مسئول و یک وضعیت ثبت کنید، و هر روز سه فهرست را ببینید: سفارشهای از موعد گذشته، سررسیدِ امروز، و آماده‌هایی که هنوز تحویل نشده‌اند.
آخرین به‌روزرسانی: · زمان مطالعه: حدود ۶ دقیقه · نویرا برای تولیدی و بازرگانی
موعدِ تحویل را چطور تعیین کنیم که قابلِ اجرا باشد؟
از روی ظرفیتِ واقعیِ کارگاه و سفارش‌هایی که همین حالا باز است، نه از روی عجلهٔ مشتری، و با یک حاشیهٔ اطمینان. مثلاً اگر دوختِ یک مانتو دو روزِ کاری از وقتِ یک خیاط را می‌گیرد و او چهار سفارشِ باز دارد، قولِ «پس‌فردا» یعنی سفارشِ پنجم را جلوی چهار تای قبلی انداخته‌اید؛ در همین مثال موعدِ واقع‌بینانه حدودِ ده روزِ کاری بعد است، به‌علاوهٔ یکی دو روز برای پرو و اصلاح.
موعد را همان لحظهٔ ثبتِ سفارش بنویسید و به مشتری بگویید. سفارشی که موعد ندارد، هیچ‌وقت «دیر» نمی‌شود؛ و دقیقاً همین سفارش‌ها هستند که دیر میشوند.
هر سفارش از روزِ اول چه چیزهایی لازم دارد؟
شش چیز، که بدونِ هر کدام پیگیری به حافظهٔ یک نفر بند میشود:
مشتری و راهِ تماس
نام و شماره، تا وقتی کار آماده شد یا دیر شد، بدونِ گشتن در دفتر بشود خبر داد.
شرحِ کارِ دقیق
اندازه‌ها، نوعِ پارچه یا جنس، رنگ، تعداد و هر توافقِ ویژه؛ «یک مانتو» شرحِ کار نیست.
یک مسئول
سفارشی که «مالِ همه» است، مالِ هیچ‌کس نیست. یک نفر باید بداند پیگیریِ این سفارش با اوست.
موعدِ تحویل
یک تاریخِ مشخص، نه «اوایلِ هفتهٔ بعد».
برآورد و تأییدِ مشتری
اقلام و قیمتِ برآورد، و تاریخی که مشتری آن را پذیرفت؛ کار پیش از این تاریخ شروع نشود.
وضعیت
ثبت‌شده، در حالِ انجام، آماده، تحویل‌شده؛ هر بار که کار جلو می‌رود به‌روز شود.
هر روز کدام سفارش‌ها را باید دید؟
سه فهرست: سفارش‌هایی که از موعدشان گذشته، سفارش‌هایی که سررسیدشان امروز است، و سفارش‌هایی که آماده‌اند ولی هنوز تحویل نشده‌اند. فهرستِ اول کارِ امروزِ تلفن است، دومی کارِ امروزِ کارگاه، و سومی پولی که پشتِ در مانده.
هفته‌ای یک بار هم سفارش‌هایی را ببینید که منتظرِ تأییدِ مشتری‌اند. سفارشی که یک هفته بی‌جواب مانده، یا باید پیگیری شود یا بسته شود؛ نگه‌داشتنش فقط جای کارِ دیگری را در برنامهٔ کارگاه می‌گیرد.
در نویرا: از ثبتِ سفارش تا فاکتور
در نویرا سفارشِ این صنف خودرو یا دستگاه نمی‌خواهد؛ مشتری، همکارِ مسئول، موعدِ تحویل و شرحِ کار کافی است و فاکتور از خودِ سفارش ساخته میشود.
- از منو «سفارشهای کار» را باز کنید و «＋ سفارشِ کارِ جدید» را بزنید.
- مشتری را انتخاب کنید یا تازه بسازید، «همکار» مسئول و «موعد تحویل» را بگذارید، «شرحِ کار» را بنویسید و «ذخیره» را بزنید.
- در صفحهٔ سفارش، در بخشِ «اقلامِ برآورد» نوعِ قلم («خدمت» یا «ماده») را انتخاب کنید، کالا را از فهرست بردارید، «تعداد» و «قیمت واحد» را بنویسید و «＋ افزودن قلم» را بزنید. قلمی که به هیچ کالا یا خدمتی وصل نباشد، فاکتور نمی‌شود.
- وقتی مشتری برآورد را پذیرفت، «ثبت تأیید مشتری» را بزنید؛ تاریخِ تأیید کنارِ سفارش می‌ماند.
- وضعیت را از کارتِ «وضعیت سفارش» جلو ببرید، مثلاً «در حالِ انجام» و بعد «آماده تحویل». اگر کار بیشتر یا کمتر شد، با «＋ نهایی» رقمِ نهایی را کنارِ برآورد بنویسید؛ برآورد عوض نمی‌شود.
- هنگامِ تحویل، «نقد» یا «کارت» را انتخاب کنید و «ساخت فروش» را بزنید؛ فاکتور ساخته میشود و سفارش «تحویل شد» میشود.
- هر صبح در صفحهٔ «سفارشهای کار» کارتِ «نیاز به توجه» را ببینید: سفارشهای از موعد گذشته، در انتظارِ تأییدِ مشتری، آمادهٔ تحویل و «سررسید امروز». در ستونِ «موعد تحویل» هم سفارشِ دیرشده برچسبِ «دیرکرد» و سفارشِ امروز برچسبِ «امروز» دارد.
خطاهای رایج در پیگیریِ سفارش
سفارشِ بی‌موعد
سفارشی که تاریخ ندارد، در هیچ فهرستِ دیرکرد و سررسیدی نمی‌آید و تا روزی که مشتری زنگ بزند دیده نمی‌شود.
جابه‌جاکردنِ بی‌صدای تاریخ
عوض‌کردنِ موعد بدونِ خبر دادن به مشتری، فهرست را مرتب نگه می‌دارد و مشتری را دلخور.
شروعِ کار پیش از تأییدِ برآورد
پارچه‌ای که پیش از تأیید بریده شده، اگر مشتری قیمت را نپذیرد، روی دستتان می‌ماند.
پاک‌کردنِ برآورد به‌جای ثبتِ رقمِ نهایی
برآوردی که با رقمِ نهایی جایگزین شود، دیگر نشان نمی‌دهد چقدر کم یا زیاد برآورد کرده‌اید؛ هر دو را نگه دارید.
وضعیتی که سفارش را از دید بیرون می‌برد
سفارشی که در حالتی مثلِ «معلق» پارک شود، دیگر جزوِ کارهای باز شمرده نمی‌شود و در فهرستِ دیرکردها هم نمی‌آید؛ برایش یک تاریخِ پیگیریِ جدا بگذارید.
با سفارشی که دارد دیر میشود چه کنیم؟
پیش از رسیدنِ موعد، خودتان به مشتری خبر بدهید، دلیل را کوتاه بگویید و تاریخِ تازه‌ای بدهید که از آن مطمئنید. خبرِ بد پیش از موعد یک تماس است؛ بعد از موعد یک شکایت.
بعد تاریخ را در سیستم هم عوض کنید تا فهرستِ دیرکردها راست بگوید، و اگر یک همکار بیش از ظرفیتش سفارش دارد، کار را بینِ دیگران پخش کنید. آخرِ هر ماه هم سفارشهای دیرشده را با دلیلشان بشمارید: اگر بیشترشان «پارچه دیر رسید» است، گره در خرید است، نه در دوخت.
سؤال‌های رایج
موعدِ تحویل را بعد از ثبتِ سفارش میشود عوض کرد؟
بله، و باید عوض شود هر وقت واقعاً عوض شده است. تاریخِ کهنهای که همه میدانند درست نیست، فهرستِ دیرکردها را بیاعتبار میکند؛ فقط پیش از تغییر، به مشتری خبر بدهید.
برای یک سفارشِ چندتکه، مثلاً بیست تیشرتِ چاپی، یک سفارش بزنیم یا چند تا؟
اگر همه با هم تحویل میشوند، یک سفارش با چند قلم؛ اگر تحویلها جداست، سفارشهای جدا. معیار این است که هر سفارش یک موعدِ تحویل داشته باشد، نه اینکه هر قلم یک سفارش باشد.
تأییدِ تلفنیِ مشتری کافی است؟
برای شروعِ کار کافی است، به شرطِ اینکه همان لحظه با تاریخ ثبت شود. اختلاف معمولاً سرِ این نیست که مشتری تأیید کرده یا نه، سرِ این است که چه چیزی را و با چه قیمتی؛ پس اقلام و قیمتِ برآورد هم باید کنارِ همان تأیید بمانند.